La tecnología de PandaTS en acción: un día en la vida de un gerente de ventas

Llueva o haga sol, David está en su escritorio cada mañana un cuarto de hora antes de que empiece su jornada. Es el gerente de ventas sénior de una correduría de FX en ascenso que ha experimentado un enorme crecimiento en los últimos dos años. David lleva poco más de un año en la empresa, pero sigue asegurándose de estar en la oficina antes de que su equipo llegue para el turno de la mañana.

"Creo que es lo correcto. ¿Por qué debería llegar a las 10:30 si mi equipo empieza a las 9? De hecho, es curioso pensar que en mi trabajo anterior realmente tenía que empezar más de una hora antes, solo para revisar los leads que habían llegado la noche anterior y planificar cómo distribuirlos de forma justa entre mi equipo. Esa es la diferencia entre tener que hacer algo por culpa de sistemas ineficientes y querer hacer algo para dar el ejemplo. En este puesto, llego temprano para que mi equipo rinda cuentas y para demostrarles que estamos todos juntos en esto. En mi puesto anterior, tenía que llegar temprano solo para ponerme al día".

David se refiere a las diversas tareas que consumen mucho tiempo y que a menudo impiden a los gerentes de ventas dedicar a su personal de ventas el tiempo individual necesario para la mejora del equipo. Desde la asignación de leads hasta los informes sobre el rendimiento del equipo, es bastante común en la industria ver cómo estas tareas dominan la jornada laboral de un gerente de ventas.

"Solía pasar la mayor parte de la semana haciendo las mismas dos cosas. Una era distribuir los nuevos leads y la otra, redactar manualmente informes de rendimiento para los superiores. Me ocupaba la mayor parte del día y me dejaba poco tiempo para apoyar a mi equipo y ayudarle a mejorar. Desde que empecé aquí y comencé a usar Panda CRM, ha sido toda una revelación. Ahora puedo crear conjuntos de reglas para asignar automáticamente los nuevos leads al miembro del equipo correspondiente, a medida que van llegando".

David se refiere a la función de asignación automática de Panda CRM, que quita esta tarea tan laboriosa de las manos de los gerentes de ventas sin dejar de darles el control total sobre a quién se asigna cada lead.

"Puedo asignar por grupo; por ejemplo, los leads de países de habla portuguesa van directamente a la mesa portuguesa. Puedo asignar por usuario específico o por rol. Pero también puedo definir reglas de asignación basadas en otros criterios, como idioma, país, afiliado, referido, origen de la divisa, divisa base, código promocional y más. Incluso puedo establecer asignaciones porcentuales para facilitar la integración de los nuevos miembros, dándoles tantos leads como puedan gestionar, mientras que los vendedores con experiencia reciben automáticamente más. También puedo optar por distribuir leads solo a los usuarios que estén conectados en ese momento, de modo que siempre los reciba un miembro del equipo que esté listo para trabajar, y no alguien que esté de vacaciones o haya salido a almorzar".

Gracias a la función de asignación automática de Panda CRM, David ahora puede dedicar mucho más tiempo a cada miembro de su equipo. Aprovecha estos momentos de tranquilidad antes de que llegue su personal para revisar su rendimiento, repasar sus notas y planificar con quién se sentará. Esta mañana, sin embargo, no acompañará a nadie, porque tiene que incorporar a un nuevo miembro al equipo.

"Hoy damos la bienvenida a una nueva incorporación a la mesa de habla hispana. Se llama Daniel y ya tiene algo de experiencia en la industria, pero nunca ha utilizado un sistema como Panda CRM. Me encanta hacer las inducciones. Estos sistemas hacen que el desempeño de sus funciones sea tan intuitivo que, en algún momento, todos te miran con incredulidad, como diciendo: '¿de verdad es tan fácil?'".

Antes de que comience el turno, David crea rápidamente un perfil de usuario introduciendo los datos de Daniel en Panda CRM. En solo unos clics, tiene la cuenta de Daniel en funcionamiento con todos los permisos que le corresponden como nuevo agente de ventas, así como sus objetivos y el grupo al que pertenece. Cuando Daniel llegue, estará listo para ponerse manos a la obra.

"En nuestra industria suele haber una alta rotación de personal, sobre todo en ventas y retención, así que constantemente tengo que dar de alta y de baja a miembros del equipo. En otras empresas esto puede llevar muchísimo tiempo. Hay que pasear a los nuevos empleados por toda la oficina, de recursos humanos a finanzas, y luego esperar a que TI envíe a alguien con sus credenciales. Con Panda CRM es muy fácil. Mientras hablábamos, configuré yo solo la cuenta de Daniel, con permisos, objetivo mensual, correo electrónico, chat y comunicaciones VoIP. El sistema de Panda es todo en uno, así que solo necesita un inicio de sesión para tener acceso a todas las herramientas que requiere para hacer su trabajo. Además, mire esto".

David inicia sesión en la nueva cuenta de Daniel para mostrar cómo se ve el sistema desde la perspectiva de un agente de ventas.

"Notará que aquí, en la pestaña de información de ventas, desde la perspectiva de un agente no hay datos de contacto asociados a ninguno de estos clientes. Esta función no tiene precio, porque significa que no hay riesgo de que ningún miembro del personal copie y pegue o tome fotos de las listas de leads antes de irse a otra empresa. Cada dato que introduce un cliente potencial se cifra en origen, así que lo único que ve el agente es el nombre, la ubicación y algunos otros datos relevantes para su función".

"Como el sistema de Panda es un ecosistema integral para corredurías, también proporciona la funcionalidad de llamadas y correo electrónico. Lo único que tiene que hacer el agente es pulsar el botón correcto y puede comunicarse con el cliente sin tener nunca acceso a su información confidencial. Un clic abre la ficha del cliente, dos clics inician una llamada. Es una solución muy elegante porque es rápida y eficiente desde el punto de vista de la productividad, pero también es muy segura y evita las filtraciones de datos que afectan a nuestra industria".

Daniel llega poco después y David nos acompaña a la salida, prometiendo ponernos al día más tarde, una vez que haya terminado la inducción de Daniel.

Después del almuerzo, David nos lleva de nuevo a su oficina para mostrarnos algunas más de sus tareas diarias y cómo es capaz de llevarlas a cabo.

"Bien, ¿dónde estábamos? Hablamos del sistema de llamadas que protege los datos de los clientes; ahora pasemos al correo electrónico. Lo mismo ocurre con nuestro sistema de correo. Panda CRM permite a nuestros representantes enviar correos directamente desde la ficha del cliente sin tener nunca acceso a la dirección de correo electrónico. Además, como puede ver aquí, he trabajado con nuestro especialista en contenidos para crear una serie de plantillas de correo que cubren casi cualquier comunicación que un agente de ventas pueda necesitar tener con un cliente. De este modo, puedo controlar el estilo y el tono de la comunicación, mientras que el equipo simplemente selecciona la mejor respuesta del menú y envía el correo. No hace falta redactar nada, lo que ahorra mucho tiempo y les permite atender a más clientes por turno".

A continuación, David muestra el módulo de comunicaciones internas integrado en el sistema, que permite al personal comunicarse de forma individual o con todos, con cualquier empleado de la empresa, independientemente de su ubicación geográfica. El sistema permite que estas comunicaciones se realicen como chats, llamadas de voz o videollamadas, y también permite a los usuarios compartir mensajes de voz, archivos adjuntos, recordatorios y alertas.

"Es muy fácil de usar y funciona muy bien. De hecho, solo nos dimos cuenta de lo potente que era cuando llegó la Covid y la mayoría de nuestros equipos trabajaban desde casa. Desde entonces, hemos cancelado todos nuestros demás servicios de comunicación interna y usamos exclusivamente este. Incluso nos ha permitido contratar a personas en otras regiones, porque el sistema les permite trabajar con tanta fluidez que es casi como si estuvieran en la oficina con nosotros".

Por último, pero no por ello menos importante, David nos muestra una de las funciones más potentes de Panda CRM: las amplias capacidades de generación de informes del sistema.

"Esta es sin duda mi función favorita. En mi antiguo trabajo, tenía que preparar mis informes para la alta dirección a mitad de semana. Esto se debía a que la correduría en la que trabajaba tenía sistemas distintos para todo, que no se comunicaban entre sí. Eso significaba que tenía que obtener datos sin procesar de todos esos sistemas y combinarlos en un único informe para mis superiores. Luego, cuando recibían el informe, ya estaba desactualizado. Eso y la asignación de leads ocupaban la mayor parte de mi tiempo en esa empresa".

"Como Panda proporciona todos nuestros demás sistemas de correduría, cada componente del negocio se comunica con todos los demás. Así, puedo generar informes de ventas y de rendimiento con solo hacer clic en un botón. Los datos ya están ahí; lo único que hay que hacer es ejecutar el informe. De un vistazo, puedo ver cuántos leads recibimos en un periodo determinado por agente, cuántos se están gestionando actualmente, cuántas llamadas se hicieron y cuántos correos se enviaron. También puedo hacer un seguimiento de la relación entre clientes y FTD, el número de FTD frente al total de FTD en dólares, así como el promedio de FTD. Todo está aquí delante de mí. P&L de los clientes, volumen en dólares o en lotes, número de retiros frente al total de retiros en dólares, depósitos netos, etc. Como apostamos por Panda en todo, todo simplemente funciona. Igual que mi iPhone, igual que mi MacBook. Simplemente funciona".